Bà quyết quản lý dụng cụ văn phòng phẩm cho doanh nghiệp
Quản lý dụng cụ văn phòng phẩm là công việc khiến nhiá»u ngÆ°á»i lầm tưởng rất dá»… dà ng nếu chỉ nhìn từ bên ngoà i, nhÆ°ng thá»±c chất nó lại khiến nhiá»u ngÆ°á»i cảm thấy mệt má»i vì Ä‘á»™ khó khi có quá nhiá»u công cụ cần phải phân loại và sắp xếp.
Liên kết, phân phối đồ dùng cho các doanh nghiệp khiến văn phòng phẩm trở thà nh 1 yếu tố không nhá» quyết định hiệu quả công việc, bởi váºy ngÆ°á»i quản lý phải nghÄ© ra các phÆ°Æ¡ng án tiết kiệm tiá»n cần sá» dụng cho nó nhÆ°ng phải đạt hiệu suất hoạt Ä‘á»™ng cao nhất.Quy trình Ä‘Æ°a ra dÆ°á»›i đây sẽ hữu Ãch vá»›i những doanh nghiệp Ä‘ang tìm cách hiệu quả để quản lý dụng cụ văn phòng phẩm của mình.
BÆ°á»›c 1: Láºp danh sách văn phòng phẩm hiện tại trong công ty
Nắm được số lượng văn phòng phẩm còn có trong công ty ở thá»i Ä‘iểm hiện tại rất quan trá»ng và cÅ©ng bÆ°á»›c đầu tiên bạn nên thá»±c hiện.
Sau đó hãy lên một danh sách chi tiết vỠcác dụng cụ đó như một bản kiểm kê để quyết định sẽ mua đồ dùng gì sắp tới.
BÆ°á»›c 2: Láºp danh sách các dụng cụ cần mua thêm
Ở bÆ°á»›c 2 nà y bạn sẽ sắp xếp mức Ä‘á»™ Æ°u tiên từ thấp đến cao cho các loại văn phòng phẩm, loại nà o nên mua nhiá»u, loại nà o nên mua Ãt và danh mục các lại không cần mua do dÆ° lại số lượng lá»›n từ trÆ°á»›c.
BÆ°á»›c 3: Äá» ra phÆ°Æ¡ng châm tái sá» dụng văn phòng phẩm
Nên Ä‘Æ°a ra danh sách các dụng cụ có thể sá» dụng lại và khuyến khÃch má»i ngÆ°á»i trong công ty là m Ä‘iá»u nà y.
Các váºt dụng nhÆ° bìa cứng, cặp Ä‘á»±ng tà i liệu hay giấy A4 Ä‘á»u có thể được sỠđụng lại, không những giảm thiểu lượng rác thải ra môi trÆ°á»ng mà còn tiết kiệm má»™t khoản chi phà lá»›n cho công ty.
BÆ°á»›c 4: Chá»n nhà phân phối
Thị trÆ°á»ng luôn tồn tại các mức giá khác nhau cho cùng má»™t sản phẩm vá»›i chất lượng tÆ°Æ¡ng Ä‘Æ°Æ¡ng, việc tham khảo mức giá tại nhiá»u nhà phân phối khác nhau cÅ©ng nhÆ° tham khảo giá tiá»n trên các trang web sẽ giúp bạn chá»n được nhà phân phối uy tÃn đồng thá»i giá “má»m†nhất để tiết kiệm thêm má»™t khoản chi phà cho công ty.
Bước 5: Quản lý nơi lưu trữ
Thông thÆ°á»ng nếu không được táºp trung tại má»™t nÆ¡i cố định, dụng cụ sẽ bị phân tán khắp nÆ¡i cÅ©ng, kho nên rá»™ng rãi và thoáng mát nhằm giữ chất lượng cho văn phòng phẩm cÅ©ng nhÆ° giảm thiểu các tai nạn cháy nổ không móng muốn.
Vì lÆ°u giữ rất nhiá»u dụng cụ mà an toà n của kho trở nên rất quan trá»ng, ngoà i việc cần sắp xếp cẩn tháºn số lượng và phân loại các dụng cụ trong kho nhằm trách sá»± lá»™n xá»™n và tiết kiệm thá»i gian tìm kiếm khi cần, thì yếu tố an toà n của kho cÅ©ng rất quan trá»ng, nên phân ra bá»™ pháºn bảo vệ kho riêng hay có các biện pháp đảm bảo an toà n nhÆ°: Khóa cá»a hay tìm ngÆ°á»i kiểm soát danh tÃnh những ngÆ°á»i đã ra và o kho.
BÆ°á»›c 6: ThÆ°á»ng xuyên theo dõi
Dữ liệu văn phòng phẩn nên được update thÆ°á»ng xuyên, nhiá»u công ty duy trì kiểm tra 1 tuần má»™t lần nhÆ°ng bạn có thể định ra thá»i gian lâu hÆ¡n tùy và o các tÃnh chất và tốc Ä‘á»™ sá» dụng của công ty bạn, ngoà i đảm bảo không hết Ä‘á»™t ngá»™t khi Ä‘ang cần sá» dụng mà còn giúp bạn mua được giá há»i nếu nắm bắt được các đợt khuyến mãi hay xả kho tại các nhà phân phối.
Hy vá»ng vá»›i những chia sẻ trên sẽ giúp Ãch bạn quản lý văn phòng phẩm dá»… dà ng hÆ¡n cÅ©ng nhÆ° chi phà doanh nghiệp sẽ được thu gá»n. Ngoà i ra bạn nên tham khảo các cách là m của những ngÆ°á»i có kinh nghiệm từ trÆ°á»›c để ngà y cà ng nâng cao khả năng sắp sếp quản lý của mình.
Báºt mà những cách lá»±a váºt phẩm văn phòng cho bà n là m việc tiện Ãch nhất
Phải nói rằng váºt phẩm văn phòng là những thứ rất rất thiết yếu cho má»i công việc, nó quyết định đến sá»± hoạt Ä‘á»™ng của công việc.Thế nên chá»n lá»c các loại váºt phẩm sá» dụng cho văn phòng của bạn nhÆ° thế nà o vá»›i giá vừa phải cÅ©ng rất quan trá»ng và cần thiết.
Lý do nên lá»±a chá»n nhà cung cấp đồng bá»™ văn phòng phẩm. Trên thá»±c thế, các công ty hay doanh nghiệp thÆ°á»ng không có sản phẩm văn phòng dá»± trữ trÆ°á»›c do thÆ°á»ng mua trá»±c tiếp sản phẩm văn phòng phẩm quáºn 11 nhá» lẻ. Bởi các doanh nghiệp, công ty thÆ°á»ng không có kho hoặc diện tÃch kho lÆ°u nhá» không đủ chứa thì mua trá»±c tiếp sẽ hợp lý, nhÆ°ng khi có vấn Ä‘á» công việc cần giải quyết gấp thì sẽ khá bất tiện khi phải trì hoãn, chỠđợi.
Khi sá» dụng các thiết bị văn phòng, theo thá»i gian và công năng sá» dụng mà dần dần các thiết bị gặp vấn Ä‘á» hao mòn hay trục trặc há»ng hóc.Lúc đó bạn và các đồng nghiệp sẽ phải mất thá»i gian, trì hoãn các công việc để đợi các nhà cung cấp tá»›i kiểm tra sá»a chữa các loại máy móc.
Bạn cÅ©ng biết rằng, không hẳn lúc nà o bạn cÅ©ng có thể tìm kiếm, gá»i Ä‘iện, tra internet,... ngay được nhà cung cấp sá»a chữa uy tÃn, đảm bảo chất lượng và sẵn sà ng đến kiểm tra luôn. Thêm và o đó, việc thanh toán mua bán số lượng lá»›n các loại văn phòng phẩm từ văn phòng phẩm củ chi các nhà cung cấp uy tÃn bao giá» cÅ©ng sẽ có giá thà nh tiết kiệm, hấp dẫn, phù hợp hÆ¡n khi mua lẻ.
Nếu lá»±a chá»n đồng bá»™ thiết bị và sản phẩm văn phòng từ nhà cung cấp uy tÃn sẽ đảm bảo được chất lượng, tiện lợi nhanh chóng trong xá» lý vấn văn phòng phẩm quáºn 5 Ä‘á», phong cách phục vụ chuyên nghiệp sẽ Ä‘em lại sá»± hà i lòng cho các doanh nghiệp, công ty. Và nên dá»± trữ trong văn phòng má»™t số đồ dùng thiết yếu Ä‘á» phòng sá»± cố xảy ra.
Các loại văn phòng phẩm không nên chá»n
Các váºt phẩm văn phòng có giá trị quá thấp so vá»›i thị trÆ°á»ng: vá»›i các loại sản phẩm nà y sẽ thÆ°á»ng là hà ng trôi nổi, nháºp láºu hoặc không có nguồn gốc xuất xứ rõ rà ng, do đó không đảm bảo được chất lượng khi Ä‘Æ°a và o sá» dụng mà còn có thể gặp sá»± cố, gây há»ng các thiết bị. Và công việc tại công ty bạn sẽ phải trì hoãn, gián Ä‘oạn, tổn thất khi gặp sá»± cố không đáng.
Những váºt phẩm văn phòng mang mẫu khác: xuất hiện trôi nổi trên thị trÆ°á»ng vá»›i mẫu mã khác và lạ nên bắt mắt nhÆ°ng những sản phẩm nà y chỉ được mua bán lÆ°u thông trong thá»i gian ngắn mang tÃnh thá»i vụ để câu khách hà ng, vá» sau khi không đảm bảo được giá trị và chất lượng sẽ tá»± biến mất khá»i thị trÆ°á»ng. Các sản phẩm văn phòng phẩm hà ng giả hoặc hà ng nhái: sản phẩm thuá»™c nhóm nà y chắc chắn kém chất lượng nhÆ°ng có mẫu mã giả tinh vi nhÆ° hà ng tháºt, các dấu hiệu nháºn biết và phân biệt không há» dá»… dà ng chút nà o vá»›i cả những ngÆ°á»i được cho là có kinh nghiệm mua bán.
Do chất lượng kém nên thá»i gian sá» dụng sẽ hạn chế và thÆ°á»ng xuyên xảy ra sá»± cố, há»ng hóc không đáng, gây ảnh hưởng đến công việc và tổn thất cho công ty, doanh nghiệp. Tóm lại, tránh “tiá»n mất táºt mang†hãy lá»±a chá»n sáng suốt má»™t nhà cung cấp sản phẩm uy tÃn và đảm bảo chất lượng để không phải bá» ra má»™t số tiá»n lá»›p mà lại không có chất lượng mong muốn.
Những kinh nghiệm bá» túi khi chá»n các văn phòng phẩm
Dưới đây là một số lưu ý khi lựa văn phòng phẩm.
Lá»±a chá»n các sản phẩm được ngÆ°á»i tiêu dùng tin tưởng.
Giá cả ổn định, phù hợp và Ãt biến Ä‘á»™ng.
Cách thức sá» dụng Ä‘Æ¡n giản, dá»… sá»a chữa, thay thế khi gặp vấn Ä‘á», sá»± cố.
Hạn chế lá»±a chá»n má»™t loại sản phẩm.
Sản phẩm văn phòng phẩm từ thÆ°Æ¡ng hiệu uy tÃn.
Những nhà sản xuất thiết bị, sản phẩm văn phòng phẩm có thÆ°Æ¡ng hiệu và tiếng tăm sẽ mang đến những sản phẩm đảm bảo chất lượng, Ä‘em để sá»± yên tâm khi sá» dụng vá»›i nhiá»u mẫu mã, kiểu dáng Ä‘a dạng phong phú cho sá»± lá»±a chá»n.